Regulamin usług

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy dokument, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług za pośrednictwem systemu informatycznego efortax.pl zwany dalej efortax, przez:

- Usługodawcę Biuro Rachunkowe, zwany dalej FORTAX BR

określa także zasady korzystania z efortax oraz zasady i sposoby ochrony danych osobowych Usługobiorców, Użytkowników, będących osobami fizycznymi oraz osobami prawnymi.

2. Usługi świadczone w systemie informatycznym efortax.pl stanowią usługi:

Świadczone drogą elektroniczną w zakresie dostarczania oprogramowania oraz w zakresie obsługi księgowej. Umowa stanowi odrębną część i musi zostać odrębnie podpisana przez obie strony umowy. Umowa wchodzi w życie jedynie po kontakcie telefonicznym pracownika FORTAX BR z zainteresowanym użytkownikiem, oraz po dokonaniu uzgodnienia ceny i zakresu usług obsługi księgowej a także odesłanie skanu podpisanej umowy przez Usługobiorcę na adres [email protected].

3. Usługodawca jest wyłącznym i jedynym administratorem danych osobowych oraz/lub podmiotem przetwarzającym dane osobowe, które zostają świadomie udostępniane przez Usługobiorców w celu świadczenia na ich rzecz usług, które stanowią przedmiot niniejszego Regulaminu, wraz z załącznikami do niego w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

4. Usługodawca zobowiązany jest do dbania o bezpieczeństwo danych, których jest administratorem oraz który w myśl niniejszego regulaminu zobowiązany jest do przetwarzania, w tym także do zapewnienia koniecznej ochrony danych w tym do zabezpieczenia przed dostępem przez osoby trzecie, nieupoważnione.

5. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Usługobiorcy w Systemie efortax.pl następujących usług:

- udostępnienia Systemu funkcjonującego w sieci internetowej pod domeną: efortax.pl w zakresie umożliwienia wykonywania czynności związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych, tworzeniem i generowaniem danych, dokumentów zgodnie z aktualną funkcjonalnością Systemu i w obrębie posiadanego pakietu, funkcjonalności i możliwości Systemu, określonego w cenniku zamieszczonym w Systemie.

- gromadzenie i przechowywanie w Systemie danych wprowadzonych i stworzonych przez Użytkownika, określonych w Regulaminie

- zabezpieczenie danych gromadzonych i stworzonych przez Użytkownika przed kradzieżą, utratą, przejęciem, zniszczenie.

- aktualizacji Systemu efortax.pl dostosowujących do bieżących przepisów prawa, mających na celu dostarczenie użytkownikowi Systemu bezpieczne narzędzie wykorzystywane w firmie.

- prowadzenia usług obsługi księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego przy użyciu własnego oprogramowania księgowego oraz prezentację wyników pracy w systemie efortax.pl,

- w zakresie umożliwienia wykonywania czynności związanych z prowadzoną obsługą księgową, gromadzenie i przetwarzanie danych, tworzenie i generowaniem danych, dokumentów zgodnie z aktualną funkcjonalnością Systemu i w obrębie posiadanego pakietu, funkcjonalności i możliwości Systemu, określonego w cenniku zamieszczonym w Systemie.

- gromadzenie i przechowywanie w Systemie danych wprowadzonych i stworzonych przez Użytkownika, określonych w Regulaminie

- zabezpieczenie danych gromadzonych i stworzonych przez Użytkownika przed kradzieżą, utratą, przejęciem, zniszczenie.

6. Usługodawca uprawniony jest do wykorzystania i przetwarzania danych Usługobiorcy wyłącznie w zakresie objętym niniejszym regulaminem i załącznikami do niego w celu świadczenia zamówionych przez Usługobiorców usług określonych, świadczonych przez Usługodawcę określonych w niniejszym Regulaminie i załącznikami do niego.

7. Usługodawca wraz z rozwojem Systemu zastrzegają sobie możliwość zmiany niektórych funkcjonalności Systemu w każdym czasie, zmiany te nie stanowią zmiany Regulaminu.

8. Usługodawca niniejszym zobowiązują Usługobiorcę do informowania o wszelkich zmianach danych teleadresowych, w tym adresu poczty elektronicznej, koniecznych do wystawiania faktur i innych doręczeń. W przypadku niedopełnienia określonych wymogów wszelka korespondencja doręczana na wskazane w Systemie dane teleadresowe będzie mogła zostać uznane jako doręczona.

§ 2

POJĘCIA

1. Usługodawca FORTAX BR - Podmiot funkcjonujący w obrocie prawnym pod firmą: Fortax Księgowość i Finanse Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Porucznika Halszki 28/50, 30-611 Kraków; NIP: 6793113161, REGON: 361922062, kapitał zakładowy 10 000,00 zł, adres e-mail: [email protected] wpisaną do Krajowego rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000565231 zwany zamiennie: Usługodawca FORTAX BR.

2. Usługobiorca - osobą fizyczną, osobą prawną i jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną - prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z systemu, strony www.efortax.pl będącej własnością Usługodawcy w sposób i na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, zwany także użytkownikiem.

3. System: efortax.pl - nowoczesny system informatyczny odpłatnie udostępniany przez Usługodawcę dla Usługobiorcy.

4. Odpłatność, w zakresie:

- dostępu do systemu, wszelkie płatności za usługi świadczone przez usługodawce określone zostały w cenniku usług, zamieszczone na stronach Systemu.

- obsługi księgowej, wszelkie płatności za usługi świadczone przez usługodawce stanowią przedmiot odrębnej umowy i wymagają odrębnego zaakceptowania jej warunków, uzgadniane w momencie podpisania umowy o obsługę księgową.

5. Opłaty abonamentowe, w związku z:

- dostępem do systemu, płatności dokonywane zgodnie z obowiązującym w chwili zamówienia usługi cennikiem, zamieszonym w systemie, za usługi świadczone: inne niż jednorazowe, świadczone w określonym czasie, określanym jako: Okres abonamentowy

- obsługą księgową, płatności dokonywane zgodnie z podpisaną odrębną umową o obsługę księgową, wzór umowy załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

6. Okres abonamentowy - to określony w cenniku okres na który Usługodawca udostępnia Usługobiorcy dostęp do systemu do wyłącznego korzystania.

7. Cennik, w zakresie:

- dostępu do systemu, stanowi integralną część niniejszego regulaminu. Cennik prezentowany jest na stronie internetowej Systemu. Zawiera zakres usług świadczonych przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy, w zakresie dostępu do systemu, ceny za poszczególne rodzaje usług oraz ceny za usługi określone w trybie abonamentowym.

- obsługi księgowej, cena prezentowana na stronie internetowej Systemu, jest ceną określoną przy założeniu określonej ilości dokumentów. W przypadku innej ilości dokumentów cena określana jest odrębnie podczas indywidualnych uzgodnieniu ceny i zakresu usług. Cena stanowi jeden z elementów odrębnej umowy o obsługę księgową użytkownika, wzór umowy stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

8. Okres testowy obowiązuje w zakresie dostępu do systemu do wystawiania faktur i wynosi, 60 dni w którym użytkownik serwisu korzysta bezpłatnie i bez żadnych ograniczeń z systemu. Okres testowy ma na celu zapoznanie się z Systemem do wystawiania faktur oraz podjęcie decyzji o ewentualnym dalszym korzystaniu z usług systemu, okres testowy liczony jest od chwili poprawnej i kompletnej rejestracji do Systemu.

9. Poprawna i kompletna rejestracja do Systemu - jest to czynność w której użytkownik wpisze swój identyfikator, tajne hasło oraz dokona potwierdzenia założonego dostępu do Systemu poprzez kliknięcie i potwierdzenie linka aktywacyjnego wysłanego na wskazany przez siebie adres email. Bieg terminy okresu testowego rozpoczyna się od dnia dokonania poprawnej i kompletnej rejestracji do Systemu. Po dokonaniu rejestracji i potwierdzeniu linku aktywacyjnego użytkownik wyraża zgodę na kontakt telefoniczny lub/i mailowy ze strony Usługodawca FORTAX BR w ceu przedstawienia oferty obsługi księgowej. Tylko podpisanie odrębnej umowy o obsługę księgową wzór której prezentuje załącznik numer 1 pozwala Usługodawcy FORTAX BR na świadczenie usług obsługi księgowej na rzecz Użytkownika.

§ 3.

ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

1. Usługi dostępu do systemu oraz usługi obsługi księgowej to dwie odrębne i niezależne usługi, świadczone w ramach aplikacji internetowej efortax.pl. Usługodawca świadczy odpłatnie za pośrednictwem aplikacji, systemu informatycznego, strony internetowej: efortax.pl na rzecz Usługobiorców prowadzących działalność gospodarczą usługi określone § 1 pkt 5 Regulaminu. Świadczenia usług uważa się za rozpoczęte:

- usługi dostępu do systemu, po zamówieniu Usług przez Usługobiorcę i uiszczeniu opłaty abonamentowej należnej za Usługę na warunkach określonych Regulaminie, Cenniku oraz zgodnie ze specyfikacją danej usługi określonej na Stronie.

- usługi obsługi księgowej, po otrzymaniu od FORTAX BR kontaktu w sprawie oferty obsługi księgowej, zaakceptowaniu warunków umowy oraz odesłanie skanu podpisanej umowy o obsługę księgową na adres [email protected].

2. Usługodawca w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania aplikacji oraz realizacji wszystkich funkcjonalności określonych w § 1 pkt 5 Regulaminu oddaje do użytkowania Usługobiorcy następujące narzędzia:

- wsparcie techniczne będące formą pytań i odpowiedzi w zakresie spraw technicznych, wszelkie zapytania należy kierować na adres: [email protected].

- wsparcie merytoryczne będące formą pytań i odpowiedzi przy użyciu chat messenger, w przypadku korzystania z obsługi księgowej FORTAX BR

- kontakt mailowy i telefoniczny w przypadku korzystania z obsługi księgowej FORTAX BR, pod adresem [email protected], oraz tel. 12 307 72 30

3. W przypadku usługi:

- dostępu do systemu do wystawiania faktur, po uznaniu rachunku bankowego Usługodawca kwotą należną określoną w cenniku na adres email podany podczas rejestracji wysłana zostaje informacja o uzyskanym dostępie oraz faktura związana z wykupioną usługą. Stosownie do art. 5 ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. 2002 r., nr 126, poz. 1068 z późn. zm.) Usługodawca rozpoczyna świadczenie Usługi po jej opłaceniu przez Usługobiorcę na zasadach określonych w niniejszym regulaminie. Usługa świadczona przez Usługodawcę określana jest w okresach abonamentowych. Nieprzedłużenie okresu abonamentowego jest jednoznaczne z wygaśnięciem Usługi.

- obsługi księgowej, tryb płatności określony jest w odrębnej umowie o obsługę księgową której wzór stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

4. Płatność uznana jest na dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.

§ 4.

WYMAGANIA TECHNICZNNO-INFORMATYCZNE KORZYSTANIA Z APLIKACJI

1. Warunkiem rozpoczęcia korzystania z systemu efortax.pl jest rejestracja Usługobiorcy.

2. System efortax.pl może być obsługiwany na dowolnym urządzeniu, warunkiem uruchomienia aplikacji jest posiadanie dostępu do internetu oraz posiadanie zainstalowanej przeglądarki internetowej: Mozilla Firefox, Chrome, Internet Explorer, Safari.

3. Usługobiorca uzupełniając dane firmy zobowiązany jest podać numer NIP, oraz numer telefonu. Każdy Usługobiorca może stworzyć jedno konta dla każdego posiadanego NIP-u.

4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w przypadku ujawnienia lub udostępnienia loginu oraz hasła przez Usługobiorcę osobom trzecim

5. Usługobiorca realizując procesie rejestracji zobowiązany jest do ustalenia własnego i znanego tylko jemu: loginu oraz hasła.

- Login: (adres e-mail) Usługobiorcy.

- Hasło Usługobiorcy jest przyporządkowane do jego loginu i stanowi dodatkowe zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych.

-Hasło powinno zawierać, co najmniej 8 znaków, w tym przynajmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, a także, co najmniej jedną cyfrę lub jeden znak specjalny (np. !,@,#, %).

§ 5.

ZAWARCIE UMOWY

1. Od dnia poprawnej i kompletnej rejestracji w Systemie Usługobiorca ma prawo do:

- w przypadku usługi dostępu do systemu do wystawiania faktur, okresu testowego wynosi 60 dni w którym użytkownik serwisu korzysta bezpłatnie i bez żadnych ograniczeń z systemu. Okres testowy ma na celu zapoznanie się z Systemem oraz podjęcie decyzji o ewentualnym dalszym korzystaniu z usług systemu. Po okresie testowym Użytkownik może uiścić opłatę abonamentową lub usunąć konto z Systemu.

- w przypadku obsługi księgowej, od dnia podpisania umowy o obsługę księgową, korzystania z usług księgowych o których mowa w systemie.

2. W przypadku usługi dostępu do systemu do wystawiania faktur, po zakończeniu okresu testowego i nie uiszczeniu opłaty abonamentowej przez Użytkownika, po upływie 30 dni od zakończenia okresu testowego Administrator automatycznie usunie wszelkie dane Usługobiorcy z Systemu.

3. W przypadku usługi dostępu do systemu do wystawiania faktur, okres abonamentowy rozpoczyna się w dniu w którym na rachunku Usługodawcy odnotowana została wpłata w wysokości zgodnej z cennikiem aktualnie obowiązującym na stronie systemu. W tym samym dniu zawarta zostaje umowa pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą. Warunkiem rozpoczęcia umowy jest:

a) zarejestrowania się Usługobiorcy w systemie,

b) akceptacja Regulaminu wraz z ewentualnymi załącznikami,

c) dokonania płatności opłaty abonamentowej zgodnej z Cennikiem.

4. Akceptacja Regulaminu przez Usługobiorcę jest równoznaczna ze złożeniem oświadczeń następujących treści:

a) Podane przeze mnie dane są zgodne z prawdą

b) zapoznałem się z Regulaminem i akceptuję wszystkie jego postanowienia bez zastrzeżeń,

c) dobrowolnie przystąpiłem do Umowy

4. W przypadku usługi obsługi księgowej, okres obsługi księgowej, początek obsługi i koniec okresu obsługi księgowej określone jest w odrębnej umowie o obsługę księgową, której wzór stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

§ 6.

PŁATNOŚCI

W przypadku usługi dostępu do systemu:

1. Usługobiorca obowiązany jest do uiszczania opłat abonamentowych w związku ze świadczonymi na jego rzecz Usługami. Odpłatność za świadczone na rzecz Usługobiorcę usługi określone są w cenniku dostępnym na stronie efortax.pl i są aktualne na dzień rozpoczęcia okresu abonamentowego

2. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany cen świadczonych przez siebie usług i nie stanowi to zmiany regulaminu,

3. Zmiana cen ogłaszane są na stronie internetowej systemu.

4. W okresie trwania okresu abonamentowego możliwa jest zmiana zakresu usług jedynie w zakresie zwiększającym funkcjonalność systemu. Taka zmiana nie stanowi dla Usługobiorcy tytułu do dodatkowych opłat.

5. Zmiana usługi dostępu do systemu do wystawiania faktur na pakiet niższy, za który przewidziana jest niższa opłata abonamentowa jest możliwa po zakończeniu bieżącego okresu abonamentowego i obowiązuje od końca aktywnego okresu pakietu wyższego lub od dnia płatności w zależności od tego, która data jest korzystniejsza dla Usługobiorcy.

6. Po otrzymaniu płatności Usługodawca wysyła na wskazany podczas rejestracji adres e-mail Usługobiorcy fakturę w formacie PDF. Akceptując regulamin Usługobiorca akceptuje, iż wszelkie faktury w okresie trwania okresu abonamentowego otrzymywał będzie wyłącznie na wskazany przez siebie adres e-mail.

W przypadku usługi obsługi księgowej, wszelkie płatności określone są w odrębnej umowie o obsługę księgową, której wzór stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

§ 7.

ZASADY PRZEDŁUŻANIE OKRESU ABONAMENTOWEGO

W przypadku usługi dostępu do systemu do wystawiania faktur:

1. Usługodawca przed zakończeniem okresu Abonamentowego poinformuje Usługobiorcę o zbliżającym się terminie wygaśnięcia okresu Abonamentowego. Przedstawi także wysokość opłat w przypadku przedłużenia abonamentu na kolejny okres. Dokonanie płatności jest równoznaczne z przedłużeniem Okresu Abonamentowego.

2. Dokonanie płatności będące przedłużeniem okresu Abonamentowego oznacza jednocześnie iż Usługobiorca zapoznał się z aktualnymi warunkami świadczonych usług dostępnych na stronie internetowej systemu i je akceptuje.

3. Po odnotowaniu wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy, tytułem świadczenia Usługi w kolejnym Okresie Abonamentowym, okres świadczenia usługi zostanie przedłużony o kolejny Okres Abonamentowy liczony od daty zakończenia poprzedniego Okresu Abonamentowego, gdy opłata abonamentowa została uiszczona przed dniem zakończenia poprzedniego okresu abonamentowego.

4. Opłata uiszczona po zakończeniu poprzedniego okresu abonamentowego skutkuje, iż kolejny okres abonamentowy liczony jest od dnia uiszczenia opłaty abonamentowej na poczet kolejnego okresu abonamentowego.

5. Brak wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy tytułem świadczenia usługi w kolejnym Okresie Abonamentowym skutkować będzie zablokowaniem dostępu do usługi oraz usług dodatkowych związanych z Usługą wraz z danymi w ramach nich zgromadzonymi oraz rozwiązaniem umowy o świadczenie tej usługi.

6. W takim przypadku wszystkie dane Usługobiorcy będą przechowywane przez Usługodawcę przez 5 lat kalendarzowych poczynając od następnego dnia po dacie wygaśnięcia umowy.

7. W okresie przechowywania przez Usługodawcę danych Usługobiorca może w dowolnym okresie reaktywować swoje konto. Warunkiem ponownego uruchomienia usług będzie dokonanie płatności.

8. Usługobiorca w dowolnym momencie może zażądać usunięcia wszystkich jego danych, powoduje to definitywne i nieodwracalne usunięcie wszystkich danych z systemu.

W przypadku usługi obsługi księgowej, okres świadczenia obsługi księgowej użytkownika określony jest w odrębnej umowie o obsługę księgową, której wzór stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

§ 8.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY

1. Usługodawca zobowiązany jest świadczyć usługi z należytą starannością.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w przypadku:

   • a) braku możliwości świadczenia usług lub nienależytego świadczenia usług na rzecz usługobiorcy w okresach trwałych lub czasowych w przypadku gdy przyczyna tego stanu rzeczy zależna jest od siły wyższej i jest niezależna od Usługodawcy

   • b) braku możliwości świadczenia usług lub nienależytego świadczenia usług na rzecz usługobiorcy w okresach trwałych lub czasowych w przypadku gdy przyczyna tego stanu rzeczy zależna jest od osób trzecich i jest niezależna od Usługodawcy

   • c) korzyści utraconych przez Usługobiorcę, w skutek trwałych lub czasowych przerw w możliwości korzystania z systemu

   • d) nieprawidłowego wykorzystania Systemu i skutków jakie przyniesie

   • e) skutków naruszenia przez Usługobiorcę postanowień umowy o świadczenie usługi,

   • f) skutków wykorzystania pobranych przez Usługobiorcę z sieci Internetowej informacji oraz oprogramowania ani za ich treść, jeżeli nie pochodzą one od Usługodawcy,

   • g) skutków udostępnienia przez Usługobiorcę jakichkolwiek treści osobom trzecim przy wykorzystaniu usługi,

   • h) skutków wykorzystania informacji autoryzujących dostęp do usługi przez osoby trzecie, jeżeli osoby te weszły w posiadanie tych informacji na skutek ich ujawnienia przez Usługobiorcę,

   • i) przerw technicznych i związanych z tym trudnościach lub też brakiem dostępu do Systemu.

3. Odpowiedzialność Usługodawcy względem Usługobiorcy w każdym przypadku ograniczona jest do wysokości opłaty rocznej, jaką Usługobiorca wnosi na rzecz Usługodawcy z związku ze świadczonymi na jego rzecz usługami.

4. W przypadku obsługi księgowej, zakres odpowiedzialności FORTAX BR określony został w odrębnej umowie o obsługę księgową, której wzór stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

§ 9.

OCHRONA DANYCH

1. Wszelkie dane wprowadzone do Systemu przez użytkownika stanowią własność Usługobiorcy

2. Dane Usługobiorcy zbierane, gromadzone i przetwarzane przez Usługodawcę służyć mają przede wszystkim poprawnemu funkcjonowaniu systemy, umożliwiać mają przede wszystkim możliwość wypełniania wszystkich funkcjonalności Systemu i jego rozwojowi.

3. Usługodawca podejmuje wszelkie niezbędne działania mające na celu ochronę danych osobowych Usługobiorcy, jego firmy i wszelkich innych danych wprowadzanych do Serwisu.

4. Na ochronę, o której mówi pkt. 3 składają się w szczególności:

a) (Secure Socket Layer) System bezpieczeństwa transmisji danych - dane Usługobiorcy szyfrowane są przy użyciu klucza SSL, stanowi to gwarancję dla usługobiorcy iż jego dane nie zostaną przechwycone i użyte przez nieupoważnione osoby.

b) Użycie indywidualnych haseł przez Usługobiorcę, zapewnia to dostęp do danych tylko przez ich właściciela

c) Administrator, Usługodawca i zatrudnione przez niego osoby nie mają wglądu do danych Usługobiorcy, poza danymi niezbędnymi do świadczenia Usług.

d) Zabezpieczenia techniczne przed utratą danych w razie awarii sprzętu, wszelkie wprowadzone przez Usługobiorcę dane są chronione przed ich utratą, wprowadzone zostały systemy kopii zapasowych

e) Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzanych przez Usługobiorcę.

f) Usługobiorca ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz danych swojej firmy i modyfikowania ich w każdej chwili.

§ 10.

PRZETWARZANIE DANYCH

1. Usługodawcy uprawnieni są do przetwarzani danych osobowych Usługobiorców koniecznych do nawiązania, przygotowania treści lub jej zmiany lub też rozwiązania umowy o świadczeniu usług. Przetwarzanie danych służy także prawidłowej realizacji usług o których mowa w niniejszym regulaminie. Dane przetwarzane są na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r., Nr 144, poz. 1204, z późń. zm.).

2. Usługodawca w ramach świadczenia usług o których mowa w niniejszym regulaminie może przetwarzać m.in. następujące dane osobowe Usługobiorcy:

a) imiona i nazwiska,

b) numer paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,

c) numer ewidencyjny PESEL,

d) adres zameldowania na pobyt stały,

e) adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na pobyt stały,

f) adresy elektroniczne usługobiorcy.

3. W celu prawidłowej realizacji umowy, Usługodawca może przetwarzać inne dane niezbędne ze względu na właściwość świadczonej usługi lub sposób jej rozliczenia.

4. Usługodawca może przetwarzać również następujące dane charakteryzujące sposób korzystania przez Usługobiorcę z Usługi:

a) inne oznaczenia identyfikujące Usługobiorcę nadawane na podstawie danych, o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu,

b) oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub system teleinformatyczny, z którego korzystał Usługobiorca,

c) informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie korzystania z Usług,

d) informacje o zakresie w jakim Usługobiorca skorzysta z Usług.

5. Usługodawca może przetwarzać dane osobowe w innych celach, w przypadku gdy zachodzi potrzeba ustalenia odpowiedzialności Usługobiorcy. Mowa tutaj o przypadkach gdy Usługodawca poweźmie informację o niezgodnym z prawem wykorzystanym przez usługobiorcę serwisu.

6. Usługodawca, jako administrator danych dba o ich bezpieczeństwo stosując się do przepisów Rozporządzenia w szczególności chroni przed utratą i dostępem osób nieupoważnionych.

7. Usługodawca jest administratorem danych osobowych lub podmiotem przetwarzającym w rozumieniu Rozporządzenia, udostępnianych przez użytkowników Serwisu w celu świadczenia usług będących przedmiotem niniejszego Regulaminu.

8. Udostępnienie przez Usługobiorcę swoich danych w celu świadczenia Usługi jest dobrowolne. Usługobiorca ma prawo do wglądu i modyfikacji swych danych osobowych.

9. Usługobiorca w każdym momencie może zażądać usunięcia danych osobowych z zasobów Usługobiorcy.

10. Usługobiorca jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia, które przetwarza zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w ramach usługi udostępnianej przez Usługodawcę.

11. Usługobiorca powierza do przetwarzania dane osobowe, które Usługodawca ma prawo przetwarzać w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, określonym w § 1 pkt 3 niniejszego regulaminu.

12. Usługodawca może powierzać przetwarzanie powierzonych przez Usługobiorcę danych osobowych innym podmiotom, na co użytkownik Serwisu wyraża zgodę. Dalsze powierzenie przetwarzania danych powierzonych przez Usługobiorców dotyczy Dostawców dostarczających Usługodawcy odpowiedniej infrastruktury informatycznej oraz innych narzędzi niezbędnych do świadczenia Usług.

13. Usługodawca kierując się dobrem usługobiorcy zobowiązuje się korzystać z usług jedynie najwyższej jakości podmiotów zapewniających infrastrukturę, gwarantujących najwyższy poziom świadczonych usług w szczególności respektowania przepisów prawa polskiego i europejskiego w zakresie ochrony danych osobowych oraz gwarantujących przetwarzanie danych osobowych w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

14. Wykaz podmiotów, o których mowa wyżej, znajduje się u Usługodawcy i może być udostępniony Usługobiorcy na jego pisemny wniosek.

15. Zmiana podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych nie stanowi zmiany niniejszego Regulaminu, jednakże Usługodawca zobowiązuje się informować Usługobiorców o takich zmianach za pośrednictwem systemu informatycznego efortax.pl.

16. Usługodawca informuje, że Usługobiorcy przysługują wszelkie uprawnienia wynikające z Rozporządzenia, a w szczególności te określone w Rozdziale IV Sekcja I i II Rozporządzenia.

§ 11.

COOKIES

1. Użytkownik korzystając z systemu efortax.pl wyraża zgodę na fakt, iż w jego komputerze zapisywane są informacje tekstowe w formie tzw. cookies potocznie zwane ,,ciasteczka''. Dane inormatyczno-tekstowe cookes to pliki, które gromadzone są na komputerze użytkownika systemu efortax.pl. Cookis zwykle zawierając nazwę domeny efortax.pl, czas przechowywania oraz unikalny numer.

2. Usługodawca wykorzystuje pliki cookes w poniższych celach technicznych i marketingowych:

a) doskonalenie systemu efortax.pl, poprzez zbieranie danych o zachowaniach i preferencjach usługobiorcy, korzystającego z systemu, w szczególności pliki cookes, pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika serwisu internetowego i odpowiednio, wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb i preferencji,

b) analizy zachowań użytkowników, tworzenia zestawień i statystyk na potrzeby usługodawcy, które pomagają określić potrzeby i preferencje użytkowników, ma to na celu przede wszystkim ulepszenie systemu i zawartości.

c) utrzymania sesji użytkownika serwisu internetowego (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,

d) określenie preferencji użytkownika i dostosowanie odpowiednich treści reklamowych zbliżonych do jego zainteresowań i preferencji.

3. W ramach niniejszego Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

a) „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach serwisu internetowego, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach serwisu,

b) pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach serwisu,

c) pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych serwisu,

d) „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.,

4. Użytkownicy systemu mogą dokonać zmiany w ustawieniach własnych przeglądarek internetowych w zakresie plików cookies. Pozwala to na blokadę plików cookies, lub tez pozwala na informowanie użytkownika o każdorazowej próbie umieszczenia na komputerze użytkownika pliku cookies. Niedokonanie zmian w używanej przeglądarce internetowej oznacza ze użytkownik godzi się na próby umieszczania przez Usługodawcę plików cookies w celach i zakresie określonym w niniejszym regulaminie.

5. Użytkownik, decydujący się na wyłączenie stosowania cookies może zauważyć podczas korzystania z systemu utrudnienia. Wyłączenie opcji przyjmowania cookies nie powoduje natomiast braku możliwości czytania lub oglądania treści zamieszczanych w serwisie internetowym z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania.

6. Użytkownik systemu rozpoczynając korzystanie z systemu efortax.pl godzi się na przechowywanie plików cookies, na jego urządzeniu wyłącznie w celach wskazanych w niniejszym regulaminie.

7. Użytkownik cofając zgodę na przechowywanie cookies na jego urządzeniu, zobowiązany jest we własnym zakresie dokonać zmian w ustawieniach własnej przeglądarki internetowej. Wszelkie niezbędne informacje i instrukcję w tym zakresie usługobiorca znajdzie wybierając opcję ,,pomoc'' w wykorzystywanej przez siebie przeglądarce internetowej.

§ 12.

ZASADY REKLAMACJI

1. Usługobiorca ma prawo w każdym czasie w formie pisemnej za pomocą listu poleconego, lub przy pomocy poczty elektronicznej na adres wskazany w w § 2 pkt. 1 Regulaminu składać reklamacje.

2. Reklamacje mogą być składane w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zdarzenia stanowiącego przyczynę reklamacji.

3. Reklamacja musi zawierać dane Usługobiorcy umożliwiające nawiązanie z nim kontaktu, w tym dane umożliwiające identyfikację

a) osoby składającej reklamację, jako Usługobiorcy;

b) usługę, której reklamacja dotyczy;

c) zarzuty Usługobiorcy co do usługi;

d) okoliczności uzasadniające reklamację;

e) żądanie Usługobiorcy związane ze złożoną reklamację.

4. Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 14 dni od dnia otrzymania listu poleconego lub wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną przez Usługodawcę.

5. Usługodawca rozpatrując reklamację stosować będzie postanowienia Regulaminu.

6. O decyzji Usługodawcy Usługobiorca zostanie powiadomiony pisemnie na adres podany w liście poleconym zawierającym reklamację lub przy pomocy poczty elektronicznej na wskazany adres e­mail.

§ 13.

OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY I JEJ ROZWIĄZANIE

W przypadku usługi dostępu do systemu do wystawiania faktur:

1. Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest, co do zasady na czas określony równy Okresowi Abonamentowemu. Przedłużenie okresu abonamentowego usługi skutkuje przedłużeniem Umowy bez konieczności składania odrębnych oświadczeń woli przez Strony.

2. Umowa o świadczenie Usługi ulega rozwiązaniu w przypadku:

a) nieprzedłużenia Okresu Abonamentowego tej usługi zgodnie z postanowieniami Regulaminu,

b) śmierci Usługobiorcy,

c) ustania bytu prawnego Usługobiorcy,

d) usunięcia przez Usługobiorcę konta w systemie

3. Usługodawca uprawniony będzie do rozwiązania umowy o świadczenie danej Usługi w przypadku, gdy:

a) Usługobiorca istotnie naruszy postanowienia umowy.

b) Usługobiorca będzie korzystał z Usługi niezgodnie z jej przeznaczeniem lub określonymi parametrami.

c) Usługobiorca będzie działał na szkodę Usługodawcy, innych klientów Usługodawcy lub użytkowników sieci Internet,

d) Usługobiorca dokonuje czynności niezgodnych z prawem lub działań zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych znajdujących się w Serwisie lub podejmuje nieuprawnioną próbę dostępu do Serwisu.

4. Przed rozwiązaniem umowy Usługodawca wezwie drugą stronę umowy do zaprzestania naruszeń wyznaczając termin nie krótszy niż 14 dni na zaniechanie tych naruszeń. Wezwanie pod rygorem nieważności musi zostać złożone na piśmie.

5. Rozwiązanie umowy wymaga zachowania formy pisemnej.

6. W przypadku decyzji o zwrocie środków na konto Usługobiorcy, Usługodawca potrąca 15 zł tytułem kosztów operacyjnych dotyczących obsługi zwrotu środków tj., wystawienia korekty, przeprowadzenia zwrotu środków z rachunku bankowego. Usługobiorca wyraża zgodę na potrącenie ww. kwoty, bez konieczności składania przez Usługodawcę odrębnego oświadczenia o potrąceniu. Warunkiem zwrotu środków jest usunięcie konta przez Usługobiorcę z Serwisu.

W przypadku usługi obsługi księgowej, okres świadczenia obsługi księgowej użytkownika i zasady jej rozwiązania określone są w odrębnej umowie o obsługę księgową, której wzór stanowi załącznik numer 1 do niniejszego regulaminu.

§ 14.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Każdy użytkownik przed rozpoczęciem korzystania z Systemu zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym Regulaminem.

2. Regulamin zamieszczony jest na stronie systemu, w formie która umożliwia jego przeczytanie, pobranie i wydrukowanie.

3. Każdy użytkownik Serwisu zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili rozpoczęcia korzystania z Usług.

4. W przypadku zmiany niniejszego regulaminu aktualna wersja zostanie umieszczona na stronie Serwisu wraz z jednoczesnym poinformowaniem Usługobiorców o fakcie udostępnienia nowej wersji Regulaminu.

5. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmian Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności lub rozpoczęcia świadczenia nowych usług, zmiany warunków technicznych świadczenia usługi, zmiany warunków świadczonych przez osoby trzecie usług na rzecz Usługodawcy niezbędnych do świadczenia usług, zmian organizacyjnych lub przekształceń prawnych z tym zastrzeżeniem, że zmiana wyłącznie w zakresie formy prawnej Usługodawcy lub zmiana firmy nie stanowi zmiany umowy. Zmiany te obowiązują od chwili udostępnienia nowej wersji Regulaminu na stronie internetowej Usługodawcy. O zmianach Usługodawca poinformuje Klienta drogą elektroniczną za pośrednictwem wiadomości systemowych dostępnych na koncie użytkownika.

6. Pytania, opinie i wnioski dotyczące funkcjonowania Systemu oraz oświadczenia do Usługodawcy Usługobiorca może kierować na wskazany poniżej adres poczty elektronicznej: [email protected].

7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01-07-2021r.

ZAŁĄCZNIK NR 1

UMOWA

O OBSŁUGĘ KSIĘGOWĄ

 

Zawarta w dniu …................. pomiędzy:

 

Panem/Panią …................................... prowadzącym/ą działalność gospodarczą pod firmą ….........................................................., z siedzibą: …......................................, NIP: ….................... PESEL ….............................. zwany dalej Zleceniodawcą,

a

FORTAX Księgowość i Finanse Sp. z o.o., ul. Józefińska 43/7, 30-529 Kraków, NIP: 679-311-31-61, reprezentowanym przez:

- Prezesa Zarządu Pana Marcina Czaję - Licencja Ministra Finansów Nr 44211/2010

zwana dalej w treści umowy Zleceniobiorcą.

FORTAX świadczy usługi księgowe oraz finansowe na rzecz klientów z kraju i z zagranicy. FORTAX świadczy usługi w zakresie: obsługi księgowej, obsługi kadrowo-płacowej, obsługi zwrotów podatku VAT i Akcyzy z Krajów UE, obsługi firm transportowych w zakresie delegacji i czasu pracy kierowców. FORTAX posiada także licencjonowanych agentów ubezpieczeniowych dzięki czemu zapewnia swoim klientom pełen zakres usług ubezpieczeń właścicieli jak i ich działalności.

Przedmiot umowy:

§ 1

1. Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcy świadczenie usług obsługi księgowej oraz obsługi kadrowo-płacowej na czas nieokreślony. Zleceniobiorca zobowiązuje do realizacji zlecenia z zachowaniem zasad należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

2. Świadczenie usług stanowiących przedmiot niniejszej umowy rozpoczyna się od dnia …............... r.

§ 2

Zleceniodawca oświadcza, że:

- nie ciąży na nim obowiązek prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewidzianej w ustawie o rachunkowości,

- nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

§ 3

Zleceniodawca zobowiązuje się do:

1. Dostarczenia wszystkich dokumentów księgowych niezbędnych do wykonania usługi w terminie do 7-ego dnia następnego miesiąca, po zakończeniu miesiąca.

2. Niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prawidłowość prowadzenia usług obsługi księgowej oraz obsługi kadrowo-płacowej.

3. Dbania o prawidłowość i kontrolę merytoryczną otrzymanych dokumentów oraz prowadzonych przez siebie ewidencji. 4. Bieżącej współpracy w zakresie rejestracji dokumentów dotyczących zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 4

Niewywiązywanie się przez Zleceniodawcę z obowiązków określonych w § 3 zwalnia Zleceniobiorcę od odpowiedzialności za wynikłą z tego tytułu szkodę. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność dostarczonych dokumentów i nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające z nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji i dokumentów dostarczonych przez Zleceniodawcę. Ponadto Zleceniobiorca nie odpowiada za niezaksięgowanie dokumentów niedostarczonych przez Zleceniodawcę lub dostarczonych po terminie umożliwiającym je rozliczenie.

§ 5

Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

1. prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz obliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,

2. prowadzenia ewidencji nabycia VAT i ewidencji dostaw VAT oraz sporządzania i składania deklaracji VAT, w przypadku takiego obowiązku wynikającego z ustawy o VAT,

3. sporządzania oraz składania Jednolitych Plików Kontrolnych bez, jak i na wezwanie organów skarbowych,

4. sporządzania i wysyłanie dokumentów do ZUS oraz pozostałej dokumentacji kadrowo-płacowej, której tworzenie i posiadanie nakładają na zleceniobiorcę przepisy prawa,

5. prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencji wyposażenia,

6. sporządzania rozliczeń rocznych w zakresie podatku dochodowego Zleceniodawcy oraz Małżonka,

7. przekazywania Zleceniodawcy informacji o wysokości zobowiązań podatkowych – przy pomocy poczty elektronicznej,

8. przechowywania w siedzibie Zleceniobiorcy dokumentów i danych w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym,

9. zachowania w tajemnicy wszelkich informacji jakie zleceniodawca uzyskał w okresie jak i po zakończeniu niniejszej umowy od Zleceniodawcy.

§ 6

Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań i ustaleń niniejszej umowy.

§ 7

Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe opłacanie należności podatkowych, chyba, że nastąpiło to z winy Zleceniobiorcy.

§ 8

Zleceniodawca na mocy niniejszej umowy udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa do reprezentowania go przed organami podatkowymi oraz podpisywania w jego imieniu sporządzonych deklaracji rozliczeniowych z tytułów składkowo - podatkowych. Dokument określający zakres pełnomocnictwa zostanie sporządzony oddzielnie.

§ 9

1. Za czynności wykonywane przez Zleceniobiorcę, Zleceniodawca zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia w wysokości:

• ….............. zł netto za miesiąc prowadzenie spraw w zakresie obsługi księgowej o których mowa w umowie do …............. dokumentów księgowych,

• ….............. zł netto za miesiąc prowadzenie spraw w zakresie obsługi księgowej o których mowa w umowie powyżej ….............. dokumentów księgowych,

• 40 zł netto obsługa kadrowo-płacowa pracownika

2. Zleceniodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez zleceniobiorcę w jego imieniu, np. opłaty skarbowe, opłaty pocztowe. Opłaty o których mowa w przypadku poniesienia w imieniu lub na rzecz klienta zostaną doliczone do wystawionej faktury.

§ 10

1. Umowa wygasa na skutek wypowiedzenia, likwidacji działalności gospodarczej lub w razie śmierci Zleceniodawcy.

2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę, przy czym okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc i upływa z dniem złożenia deklaracji w urzędzie skarbowym za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia.

3. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w razie stwierdzenia rażących uchybień w realizacji zobowiązań przez drugą stronę. Strona wypowiadająca umowę zobowiązana jest powiadomić o tym urząd skarbowy.

4. Po wygaśnięciu umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem w terminie 14 dni, ewidencje oraz dokumenty związane z jej prowadzeniem.

5. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów

§ 11

Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonywane pod rygorem nieważności w formie pisemnej.

§ 12

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Sprawy sporne, których nie da się rozwiązać w sposób polubowny zostaną rozstrzygnięte na drodze sądowej.

§ 13

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

§ 14

1. Strony wyrażają wzajemnie zgodę na przetwarzanie przez drugą stronę danych osobowych podanych dobrowolnie w niniejszej umowie, jedynie w celu jej prawidłowej realizacji.

2. Zleceniodawca wyraża zgodę na przedstawianie przez Zleceniobiorcę pełnej oferty usług świadczonych przez Zleceniobiorcę.

3. Strony oświadczają, iż dane te będą przetwarzane w ich siedzibach.

4. Każda ze stron ma prawo do wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.

 

Zleceniodawca                                                                       Zleceniobiorca